De start van jouw project: een goed begin is het halve werk

30 Mei, 2018 10:33

Een project leiden is niet gemakkelijk; je moet de juiste stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat jouw team net zo gemotiveerd is en zich net zo verantwoordelijk voelt als jij. Doe je dat niet, dan krijg je het ontzettend druk en word je een ‘projectduwer’ in plaats van een leider. In deze blog vertel ik je welke stappen je aan het begin van ieder project moet zetten om ervoor te zorgen dat je een goede start maakt.

In de praktijk gaat het vaak zo…

Grote kans dat jij – als projectleider – de eerste bijeenkomst met je team op de volgende manier aanpakt: je heet iedereen welkom, vertelt wat het project inhoudt, legt uit uit welke fasen het project bestaat en wat daarvan de gewenste uitkomsten zijn. Je verdeelt de taken onder de teamleden en je plant alvast de volgende vergadering in. Vervolgens zet je iedereen aan het werk, want de bedoelingen zijn immers duidelijk. Of toch niet?

Als je op deze manier aan een project begint, loop je al snel tegen het probleem aan dat jij de enige bent die zich verantwoordelijk voelt voor het slagen van het project. Je gaat veel werk verrichten, terwijl de verschillende taken evenredig over de teamleden verdeeld moeten zijn. Het gevolg van deze aanpak: met veel pijn en moeite sleep en duw je het project over de finish, en het eindresultaat is ook niet helemaal wat je in gedachten had…

…terwijl je het eigenlijk op deze manier aan wilt pakken!

Ieder team heeft behoefte aan sturing, prikkeling en verantwoordelijkheid. Met de volgende stappen en aandachtspunten zorg je er met goed leiderschap voor dat ieder project succesvol wordt.

  1. Zorg voor een heldere, pakkende start

    Tijdens de start van een project leg je de basis voor het vervolg. De start is dan ook verreweg de belangrijkste fase van ieder project. Nodig daarom alle projectleden uit voor een bijeenkomst waarin jij – als leider van het project – vertelt waarom dit project is opgestart, waar jij waarde aan hecht als projectleider en hoe belangrijk jij het vindt om in een team te werken. Zorg ervoor dat je verhaal voor iedereen duidelijk is én dat dit tot de verbeelding spreekt. Je geeft de leden verder namelijk weinig informatie, alleen wat het doel is van het project, wanneer dat doel is bereikt, welke eisen gesteld worden aan de opgeleverde producten en hoeveel tijd er voor het project beschikbaar is.

  2. Laat je projectleden nadenken over de weg naar het einddoel

    Geef je team de tijd om na te denken over hetgeen jij zojuist verteld hebt. Je hebt ze een eindpunt gegeven; aan hen de taak om mee te denken over welke stappen er genomen moeten worden en welke werkzaamheden er uitgevoerd dienen te worden om tot het uiteindelijke doel te komen. In de besprekingen die hierop volgen inventariseer je de uitkomsten van de brainstormsessies die de leden afzonderlijk hebben ondernomen. Je stelt vragen, luistert, noteert wie welke ideeën heeft aangedragen en geeft aanvullingen.

  3. Creëer een gezond spanningsveld

    De prikkelende eerste bijeenkomst heeft ervoor gezorgd dat jouw projectleden hebben nagedacht over de stappen die genomen moeten worden en de daarbij behorende werkzaamheden. In tegenstelling tot de eerste meeting, neem je deze keer niet de leiding. Dit zorgt voor spanning bij de rest van het team, waardoor het gesprek vanzelf op gang komt. Je teamleden gaan verantwoordelijkheid voelen en nemen, omdat het succes van het project afhangt van de verdeling van de werkzaamheden. Dat is het moment waarop jij als projectleider wacht: de verantwoordelijkheid die genomen wordt, nemen ze mee gedurende het gehele traject.

  4. Het belang van een goede fundering

    De volgende stap in het voortraject is het bouwen aan een stevige fundering. Met ieder projectlid bespreek je wat zijn of haar werkzaamheden zullen zijn, welke eisen gesteld worden aan de kwaliteit ervan en in welk tijdsbestek de werkzaamheden opgeleverd moeten worden. Bovendien geef je een aantal verantwoordelijkheden mee; de eerste is de verantwoordelijkheid voor het voltooien van de afgesproken werkzaamheden en de tweede houdt in dat hij of zij het team op de hoogte stelt als dreigt dat de eigen werkzaamheden niet behaald gaan worden binnen de gestelde periode.

    Door iedereen verantwoordelijk te maken voor de eigen planning én die van het team, kun jij je als projectleider richten op andere zaken. Blijf in contact met andere stakeholders, zoals directieleden en (lijn)managers, om draagkracht te blijven houden en ga op zoek naar informatie en andere ideeën waarmee jij je team kan blijven inspireren. Als je in het voortraject het juiste fundament hebt gelegd, kun jij de rest van het project optreden als projectleider, in plaats van de eerder beschreven projectduwer.

    Als je in het begin van het traject niet de juiste fundering legt, kun je gedurende het project vele problemen tegenkomen. Deze ontstaan vaak al aan de start en worden, naarmate het project vordert, steeds groter. Op een gegeven moment komen deze problemen aan het oppervlak en als projectleider is het jouw taak om ze op te lossen. Dit kost vaak veel tijd, wat vervolgens weer ten koste gaat van de kwaliteit van het project. Conflicten tussen projectleden ontstaan vaak door een gebrek aan verantwoordelijkheden, en dat is nu precies de pijler waar het succes van jouw project op rust.

  5. Ontwikkel je team, maar ook jezelf

    Natuurlijk is het niet voldoende als jij als projectleider alleen maar voor een goede start zorgt. Het team verlangt meer; het overdragen van je kennis en ervaring bijvoorbeeld. Daarnaast is het belangrijk om een goede balans te vinden tussen je projectleden laten werken en fouten te laten maken én het tijdig ingrijpen als je een probleem aan ziet komen. Een ‘tussentijdse ingreep’ kan voor jouw teamleden een zeer goede leerervaring zijn, maar kan betweterig overkomen als je het te vaak doet. Wees je daarom bewust van deze balans en kijk hoe het team op jouw beslissingen reageert. Op basis van die bevindingen kun je jezelf weer sturen en ontwikkelen.

Word projectleider in plaats van een projectduwer

Ben jij projectmanager en wil je jezelf verder ontwikkelen? Ronald Verheijden is trainer Projectmanagement en coacht jaarlijks vele projectmanagers op gebieden zoals Communicatie, Management Skills, High Performing Teams en Persoonlijke Organisatie. Bekijk de pagina’s Trainingen en Coaching voor meer informatie. Projectmanagers bij o.a. Adidas, Bosch, IBM, KPN en Philips gingen je al voor.

< Word een veerkrachtige manager Teamwork: essentieel voor de effectiviteit binnen jouw projectteam >